Digitale Systeme
Gebaut auf Ihrem Prozess, nicht auf einer Funktionsliste.
- Company BrainAlle Mails, Dokumente und Vorgänge an einer Stelle durchsuchbar, samt dem, was vor zwei Jahren besprochen wurde. Läuft in meinem eigenen Betrieb, jeden Tag.
- UnternehmensdashboardDer Stand Ihrer Firma auf einem Schirm: was offen ist, wo es hängt, was als Nächstes dran ist.
- Agenten mit einer klaren AufgabeKein Alleskönner. Einer, der eine Sache übernimmt, und bei dem Sie sehen, was er getan hat.
- Mehrere Helfer an einer AufgabeEine große Frage wird aufgeteilt und gleichzeitig bearbeitet, statt der Reihe nach. Jeder Helfer hat einen engen Auftrag, und Sie sehen, wer was beigetragen hat.
Es ist alles da. Nur nicht zur Hand.
Das ist kein Ordnungsproblem, und es wird auch nicht durch mehr Disziplin besser. Die Ablage ist in Ordnung, der Kalender wird gepflegt, die Mails sind alle da. Was fehlt, ist der Weg von einer Frage zu der Stelle, an der die Antwort ohnehin liegt.
- Die Mail vom Märzim Postfach
- Das Angebot von damalsin einem Ordner
- Das gescannte Blattals Bild, nicht als Text
- Wer schon geantwortet hatim Postfach von jemandem
- Die Frist nächste Wochein einem Kalender
- Der Stand für den Kundenauf mehreren Tischen
Alles vorhanden, alles von Hand
Jede dieser Fragen ist in wenigen Minuten beantwortet, wenn man weiß, wo man nachsieht. Nur sind es nie die Minuten. Es ist der Abbruch dazwischen: jedes Mal heraus aus der Arbeit, für die man bezahlt wird, und danach wieder hinein.
Was dazugehört. Und was nicht.
Wie es anfängt
Am Anfang steht kein Pflichtenheft, sondern ein normaler Arbeitstag, den wir gemeinsam durchgehen. Daraus entsteht ein erstes kleines Stück, das vom ersten Tag an benutzt wird. Was sich bewährt, wächst weiter.
Was nicht trägt, kostet zwei Tage statt eines Jahresbudgets
So ist mein eigenes System entstanden. Nach jedem Stück kann Schluss sein.
Angebot, Rechnung, Mahnung
Eine Zahl, ein Ort
Alles kommt aus derselben Quelle wie die Kundenakte. Eine Zahl wird damit an genau einer Stelle gepflegt, und Fristen laufen von selbst mit, statt in einem Kalender auf jemanden zu warten.
Post, die sich selbst einsortiert
Nichts wird als gelesen markiert, was Sie noch nicht gesehen haben
Das Postfach wird gelesen, und jede Mail hängt danach beim richtigen Kunden. Sie pflegen keine Regeln, Sie richten keine Ordner ein, und ein zweites Postfach entsteht auch nicht.
Ihre eigene Installation, in der EU
Beim Ausstieg: Export in einem Format, das sich anderswo öffnen lässt
Eine eigene Datenbank, nur für Ihren Betrieb, statt einer geteilten mit vielen Mandanten. Die Daten bleiben bei Ihnen, auch wenn wir irgendwann nicht mehr zusammenarbeiten.
Nichts geht ohne Freigabe hinaus
Freigabe ist ein Vorgang, keine Einstellung
Der Agent legt vor, Sie geben frei. Jeder Schritt, den er dabei getan hat, lässt sich nachlesen und zurücknehmen.
Wie es aussieht. Im Betrieb, nicht im Prospekt.
Kein Schaubild einer Möglichkeit. Diese fünf Vorgänge laufen in meinem eigenen System, jeden Tag, seit Monaten.
Post, die sich selbst einsortiert
Eine Mail kommt herein und wird zuerst gelesen, nicht abgelegt: Wer schreibt, worum geht es, gehört das zu einem laufenden Vorgang. Danach liegt sie in der Akte des Kontakts, im Verlauf, an der richtigen Stelle. Niemand hat sie einsortiert, und niemand muss sie suchen.
- Der Verlauf entsteht, ohne dass jemand ihn pflegt
- Auch das, was vor zwei Jahren besprochen wurde
- Kein zweites Postfach, das man auch noch ansehen muss
Einmal geschrieben, zweimal verwendet
Aus einem angenommenen Angebot wird die Rechnung, ohne dass eine Position ein zweites Mal getippt wird. Was beim Kunden ankommt, stammt aus derselben Quelle wie das, was er vorher gesehen hat. Abweichungen entstehen dadurch nicht mehr aus Versehen, sondern nur noch absichtlich.
- Keine zweite Eingabe, keine zweite Wahrheit
- Der Betrag im Angebot ist der Betrag auf der Rechnung
- Mahnung hängt am selben Vorgang
Er legt vor, er verschickt nicht
Der Agent schreibt die Antwort, den Entwurf, die Rechnung. Dann hört er auf. Nichts verlässt das Haus, bevor ein Mensch es gesehen hat. Was er dabei getan hat, steht Schritt für Schritt daneben und lässt sich zurücknehmen.
- Der Halt vor dem Versand ist eingebaut, keine Einstellung
- Jeder Schritt nachlesbar und rücknehmbar
- Ein Agent für eine Sache, kein Alleskönner
Aus dem Bild wird Text
Ein eingescanntes Blatt ist für ein System zunächst ein Bild und damit unauffindbar. Durch die Texterkennung wird daraus lesbare Schrift mit Überschriften und Tabellen. Was jahrelang im Ordner lag, ist danach durchsuchbar wie alles andere.
- Auch Gescanntes wird gefunden, nicht nur Getipptes
- Tabellen bleiben Tabellen
- Das Blatt bleibt, wo es war
Drei arbeiten gleichzeitig, nicht nacheinander
Manche Fragen zerfallen in mehrere: Was wurde besprochen, was steht in den Unterlagen, was sagen die Zahlen. Der Reihe nach dauert das so lange wie alle Teile zusammen. Aufgeteilt laufen sie nebeneinander, und jeder Helfer sieht nur, was er für seinen Teil braucht.
- Enger Auftrag je Helfer, kein Alleskönner
- Sie sehen, wer was beigetragen hat
- Wer nichts findet, sagt das, statt zu raten
Was mit Ihren Daten passiert.
Zwei Fragen entscheiden sich früh: wo ein System läuft und wer die Daten zu sehen bekommt. Hier stehen die Antworten, die ich vor jedem Projekt gebe, dazu die Pflichten aus dem KI-Gesetz der EU, die schon gelten.
Sie wählen, wo es läuft
Drei Möglichkeiten, und die Entscheidung fällt vor dem Bauen. Sie bestimmt, wer außer Ihnen an die Daten kommt.
- Ihre Datenbleibt in der EU
- Datenbankbleibt in der EU
- Agentbleibt in der EU
- Anfragegeht hinaus
Die Wahl steht im Angebot, nicht im Kleingedruckten
- 02
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Baue ich ein System für Sie, gehört der Vertrag nach Art. 28 DSGVO zum Umfang und wird vor dem Start unterschrieben. Namentlich, mit allen Beteiligten.
- Sie
- Cillian Studio
- Rechenzentrum
- Modellanbieter
Unterschrieben vor dem ersten Datensatz
- 03
Ein Assistent sagt, dass er einer ist
Art. 50 des KI-Gesetzes der EU verlangt, dass Menschen erkennen, wenn sie mit einer Maschine schreiben. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.
EU AI Act Art. 50 · gilt seit 02.08.2026
Nichts geht ins Training fremder Modelle
Steht im Vertrag, nicht in einer Einstellung
Wo das Modell eines Anbieters im Spiel ist, wird es ohne Training auf Ihren Daten beauftragt, und das wird im Vertrag festgehalten. Läuft das Modell bei Ihnen, stellt sich die Frage gar nicht.
Wer KI einsetzt, soll sie verstehen
EU AI Act Art. 4 · gilt seit 02.02.2025
Art. 4 desselben Gesetzes gilt seit 2. Februar 2025 für alle, die KI-Systeme anbieten oder einsetzen: Wer damit arbeitet, muss sie so weit verstehen, wie es die Aufgabe verlangt. Ohne KI im Haus betrifft Sie das nicht. Wo doch, gehört die Einweisung zum System dazu, und dafür gibt es die Workshops.
Eine eigene Installation heißt, dass die Daten dort bleiben. Ob eine einzelne Anfrage an ein Modell hinausgeht, ist eine zweite Frage, und die wird pro Funktion beantwortet, nicht pauschal für das ganze System.
Was oft gefragt wird.
01Was sind digitale Systeme bei Cillian Studio?
Ein Company Brain, das Mails, Dokumente und Vorgänge an einer Stelle durchsuchbar macht, ein Unternehmensdashboard und Agenten mit jeweils einer klaren Aufgabe. Jeder Betrieb bekommt eine eigene Installation mit eigener Datenbank in einem Rechenzentrum in der EU, kein Mietplatz auf geteilter Infrastruktur.
02Wo laufen die Systeme von Cillian Studio?
Das entscheidet der Kunde vor dem Bauen. Üblich ist eine eigene Installation mit eigener Datenbank in einem Rechenzentrum in Deutschland oder Finnland; die Hardware kann auch im Haus des Kunden stehen. Eine geteilte Datenbank mit vielen Mandanten gibt es nicht.
03Was bedeutet der EU AI Act für meinen Betrieb?
Für die meisten Betriebe sind es zwei Pflichten. Seit 2. August 2026 muss ein Chatbot erkennbar machen, dass er kein Mensch ist (Art. 50). Und wer KI-Systeme anbietet oder einsetzt, muss seit 2. Februar 2025 dafür sorgen, dass die Leute, die damit arbeiten, sie ausreichend verstehen (Art. 4); ohne KI im Haus greift das nicht. Cillian Studio baut beides von vornherein ein.
04Wie beginnt ein Projekt für ein digitales System?
Mit einem normalen Arbeitstag, der gemeinsam durchgegangen wird, nicht mit einem Pflichtenheft. Daraus entsteht ein erstes kleines Stück, das vom ersten Tag an benutzt wird. Was sich bewährt, wächst weiter, und nach jedem Stück kann Schluss sein.
05Was passiert mit den Daten, wenn die Zusammenarbeit endet?
Sie bleiben beim Betrieb. Jedes System läuft als eigene Installation mit eigener Datenbank, und beim Ausstieg gibt es einen Export in einem Format, das sich auch anderswo öffnen lässt.
06Werden Betriebsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Wo das Modell eines Anbieters im Spiel ist, wird es ohne Training auf den Daten des Betriebs beauftragt, und das steht im Vertrag, nicht nur in einer Einstellung. Läuft das Modell auf eigener Hardware, stellt sich die Frage gar nicht.
Passt das zu Ihrem Betrieb? Fragen kostet nichts.
Im Erstgespräch gehen wir durch, was Sie vorhaben. Danach wissen Sie, ob sich etwas machen lässt und in welcher Größenordnung.